Datenschutzerklärung

Der Schutz Ihrer Daten ist uns wichtig. Diese Erklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir beim Besuch dieser Website und bei der Nutzung des Kassensystems KassenPilot verarbeiten – gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

1. Welche Daten wir verarbeiten

• Konto & Profil: Name, dienstliche E-Mail, Rolle, zugeordnete Filiale/Kasse und Ihre PIN zur Anmeldung.
• Transaktionsdaten: Bestellungen, Zahlungen, Belege, Trinkgelder und Stornierungen – zur Abwicklung des Kassenbetriebs und zur Erfüllung steuerlicher Pflichten.
• Fiskaldaten: TSE-Signaturen und das lückenlose Kassenjournal gemäß KassenSichV und GoBD.
• Kundendaten (optional): Wenn Sie Kundenkonten anlegen: Name, Kontaktdaten und zugeordnete Verkäufe.
• Zeiterfassung: Ein- und Ausstempelzeiten der Mitarbeitenden.
• Technische Daten: Geräteinformationen, gekürzte IP-Adresse und Server-Logfiles zur Auslieferung und Absicherung der Dienste.

2. Wie wir Ihre Daten nutzen

Wir verwenden die Daten ausschließlich, um das Kassensystem zu betreiben, gesetzliche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten zu erfüllen, Sie zu unterstützen und Ihre Anfragen zu beantworten. Wir nutzen die Daten nicht für Werbung und verkaufen sie nicht.

3. Rechtsgrundlagen (DSGVO)

• Art. 6 Abs. 1 lit. b: Erfüllung des Nutzungsvertrags.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c: Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere steuer- und kassenrechtlicher Aufzeichnungspflichten.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f: Berechtigtes Interesse an sicheren, funktionsfähigen Diensten.

4. Speicherdauer

Fiskal- und Buchungsdaten bewahren wir entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf (gemäß § 147 AO / GoBD bis zu zehn Jahre). Übrige Daten löschen wir, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind.

5. Hosting & Auftragsverarbeiter

Die Daten werden auf Servern in Deutschland gehostet. Für die gesetzlich vorgeschriebene TSE-Fiskalisierung setzen wir einen zertifizierten Dienstleister (fiskaly) als Auftragsverarbeiter ein. Für die Abwicklung von Kartenzahlungen nutzen wir den Zahlungsdienstleister SumUp; dabei werden Transaktionsdaten an SumUp übermittelt. Zur Erkennung und Behebung technischer Fehler (Absturz- und Diagnosedaten) setzen wir Sentry als Auftragsverarbeiter ein. Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.

6. Cookies & lokale Speicherung

Diese Website verwendet keine Tracking- oder Analyse-Cookies. Lediglich Ihre Sprachauswahl wird technisch notwendig im lokalen Speicher Ihres Browsers abgelegt und nicht an uns übertragen.

7. Schriftarten

Verwendete Web-Schriftarten werden lokal von unserem Server ausgeliefert. Es wird keine Verbindung zu Servern Dritter (z. B. Google Fonts) aufgebaut.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO) sowie ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde. Eine formlose Nachricht an info@codemental.de genügt.

9. Sicherheit

Die Übertragung erfolgt SSL-/TLS-verschlüsselt. Alle Daten werden mandantengetrennt und rollenbasiert verarbeitet.